لا يخفى عن أحد حجم المشتتات ووسائل قتل التركيز التي يواجهها يومياً، والتي تستنزف وقته وجهده دون تحقيق إنتاجية تُذكر. وباعتبار التكنولوجيا والأدوات الرقمية أصبحت جزءاً من حياتنا اليومية في الدراسة أو العمل أو غيرها، كان لا بدّ من تواجد أدوات إنتاجية مجانية يستخدمها الأفراد والشركات لزيادة الإنتاجية وتنظيم الوقت.

من هنا يبرز موقع Notion كأداة شاملة تقدم ميزات وخدمات ذات أهمية كبيرة في حياة الأفراد، كتنظيم الوقت، زيادة الإنتاجية، إدارة المهام، إدارة المشاريع، تدوين الملاحظات، التخطيط الفعال، والعمل الجماعي، في واجهة واحدة سهلة الاستخدام وقابلة للتخصيص، لكن كثيرة التفاصيل والتعقيد في بعض الأحيان.

نتحدث اليوم في مقالنا ضمن منصة Syrian Geeks عن موقع Notion لتنظيم الوقت، طريقة التسجيل فيه، أبرز ميزاته، وطريقة استخدامه مجاناً.

ما هو Notion؟

أداة نوشن أو تطبيق نوشن هو منصة متكاملة تهدف إلى مساعدة الأفراد وفرق العمل في تحقيق أكبر إنتاجية وأفضل تنظيم واستثمار للوقت، تم إصداره في عام 2016 كبرنامج للحاسوب، ثم أُطلقت نسخة الأندرويد في عام 2018.

حام الكثير من الضجيج حوله في الآونة الأخيرة نتيجة تحديثاته الأخيرة التي أدمجت أحدث تقنيات الذكاء الاصطناعي في الأدوات الموجودة، ممّا وفّر تجربة مستخدم أفضل واستجابة أكثر سرعة وأدقّ.

يمكنك استخدامه، بالإضافة إلى ما تم ذكره سابقاً، في تعزيز التواصل بين أفراد الفريق، تنظيم الأفكار، إدارة المعلومات، تسريع تحقيق الأهداف، وتتبّع قواعد البيانات أيضاً.

لا يتعلق الأمر بعدد ساعات العمل أو الدراسة، بل بكيفية تنظيم يومك. مع Notion، كل دقيقة تُحتسب.

استخدام أداة Notion للعمل

بمجرد أن تبدأ استخدام تلك الأداة لتنظيم أعمالك، لن تستغنِ عنها أبداً، فهي تجعل مهام عديدة أبسط وأسرع وأكثر تنظيماً، ومن ذلك نذكر:

• إنشاء نماذج وقوالب تصميمية
• تتبّع الأهداف وتقييمها بفعالية.
• أتمتة المهام باستخدام واجهة برمجة التطبيقات API
• إدارة المشاريع من كافة الجوانب.
• إدارة المحتوى وتنظيمه
• إنشاء مساحة عمل مشتركة للفريق لتعزيز التعاون.

استخدام أداة Notion للطلاب

الدراسة هي أكثر الأمور التي تحتاج انضباطاً والتزاماً في تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية ضمن خطة السعي نحو التفوّق، وتطبيق نوشن يبرع في وضع مهام دراسية ومتابعتها، وتحديد مواعيد نهائية لها، وتلك بعض الأفكار لاستخدامه كطالب:

• تتبّع الوظائف والتقدم الدراسي
• تدوين الملاحظات والأفكار والتنبيهات.
• إنشاء جداول دراسة يومية وأسبوعية وشهرية.
• إنشاء تصنيف لكل مادة تضع فيه مصادر الدراسة وغيرها.

ويجدر بالذكر أن هناك قوالب دراسية مجانية يمكنك استخدامها وتخصيصها بدلاً من إنشاء قالب جديد.

استخدام أداة Notion في الحياة اليومية

إن كنت تبدأ يومك بالتخطيط ووضع قائمة المهام، فالأجدر لموقع نوشن أن يساعدك في ذلك من خلال تصميم جداول مناسبة وإتمام مهامها بفعالية، وتلك بعض الجوانب التي يمكن أن يساعدك فيها:

• مراقبة المصروف الشهري وتتبّع النفقات الفردية
• إدارة المشاريع المنزلية
• تدوين الملاحظات حول أي شيء.
• وضع قائمة المهام والتذكير المستمر بإتمامها.
• اقتراح أفكار وحلول للمشكلات التي تواجهها.
• تنظيم وقتك وتقسيم المهام بفعالية على مدار اليوم أو الأسبوع.

البدء في استخدام Notion

مما سبق، تكون قد عرفت كيف يمكن لأداة واحدة أن تغيّر حياتك! وللشروع باستخدامها، بدايةً، يمكنك تحميل تطبيق نوشن للأندرويد والأيفون من هنا، للويندوز والماك من هنا، أو يمكنك استخدامه مباشرةً من خلال الموقع الإلكتروني الرسمي. قم بإنشاء حساب جديد بإدخال البريد الإلكتروني وكلمة السر، ثم قم بتسجيل الدخول.

بعد ذلك، ستظهر لك الصفحة الرئيسية مع دليل إرشادي يمكنك اتباعه، وأول خطوة يمكنك الشروع بها هي إنشاء مساحة عمل جديدة خاصة بمشروعك حول العمل أو الدراسة، وفي هذا المكان ستتمكن من جمع كل الموارد الخاصة بالمشروع وتنظيمها. 

ولإنشاء مساحة عمل جديدة اتّبع الخطوات التالية:

1. انقر على اسم حسابك في أعلى ويسار الشاشة، ثم الثلاث نقاط، وستجد خيار Create Workspace. 
2. بالنقر عليه ستُنشئ مساحة عمل جديدة (ضع لها اسماً مناسباً للمشروع) 
3. يمكنك استخدامها مبدئياً لكتابة نبذة عامة عن المشروع، الأهداف الرئيسية، جمع الموارد، ومشاركة روابط لصفحات ومشاريع أخرى مستقبلاً.

إنشاء صفحات فرعية في نوشن

ستظهر لك قائمة على اليسار ضمن الصفحة الرئيسية لمساحة العمل، تحتوي زر (+) متخصص بإنشاء صفحات فرعية يمكنك استخدامها لمزيد من التخصيص والتقسيم والتصنيف.

كما يمكنك استخدامها كصفحات لتتبّع المهام، بحيث تضع في كل صفحة مَهمة فرعية كبيرة يومية أو أسبوعية أو شهرية، ثم تنشئ الجداول وتكتب قوائم المهام وتستخدم الأدوات المناسبة لتتبعها.

إنشاء جداول وقواعد بيانات

ضمن الصفحات الفرعية، يمكنك إنشاء جداول وقواعد بيانات متعددة لتنظيم المهام. انقر على الشاشة في مكان يمكنك الكتابة فيه، ثم اكتب رمز "/"، وستظهر لك قائمة منسدلة بأشياء يمكنك إضافتها، كالجداول والمعارض والألواح والخطوط والاقتباسات وغيرها، اختر الجدول (Table).

يمكنك كتابة المهام وتنظيمها ضمن الجدول بسهولة، وتخصيص الجدول وتعديله لاحقاً، ففي كل جدول يمكنك القيام بما يلي:

• إضافة اسم للجدول والتحكم بحجمه
• إضافة عواميد وأسماء لها
• إضافة صفوف وأسماء لها
• إضافة خصائص جديدة ضمن الجدول (روابط، تواريخ، أرقام، Check Box، وغير ذلك)
• تخصيص الجدول وطريقة عرضه.

إنشاء جداول زمنية للمشروع

يجدر بالذكر أنك تستطيع إنشاء جدول زمني خاص بمشروعك لتحديد مواعيد البداية والنهاية للمشروع ككل، ولكل مهمة فرعية، وذلك من خلال كتابة رمز "/"، ثم اختيار Timeline View. 

وهذا يساعد بشكل كبير في تتبّع تقدّم المشروع، والتحقق من مدى التزام الفريق بأداء المهام، إذ يمكنك تخصيص اسم شخص معين لكل مهمة، ووضع زر لحالة المهمة (جديدة، يتم العمل عليها، مكتملة).

ويمكنك هنا إعداد التنبيهات للتذكير، ووضع منبه خاص لكل مهمة ليبقى جميع أفراد فريق العمل على بيّنة بحالة المهام.

وأخيراً، يمكنك استخدام فلاتر عدّة متوفرة لتحديد المهام ذات الأولوية، أو تصنيفها وفق إحدى التصنيفات من اختيارك، فمثلاً، يمكنك استخدام تصنيف مصفوفة آيزنهاور، والتي تقسم المهام إلى أربعة مجالات مرتبة وفق الأهمية:

• عاجل وضروري
• عاجل وغير ضروري
• غير عاجل وضروري
• غير عاجل وغير ضروري

القوالب الجاهزة في Notion

هل تعلم أن Notion يمكنه تنظيم حفل زفافك بنفس الكفاءة التي ينظم بها مشاريعك المهنية؟ نعم، هناك قوالب جاهزة لذلك!

شاركنا في الأعلى أساسيات استخدام موقع نوشن، وإنشاء مساحات العمل والصفحات الفرعية والجداول، وهي أساسيات لا يمكن الاستغناء عنها، وتمنحك الحد الأعلى من التخصيص، ولكن، هناك عدّة قوالب جاهزة يمكنك استخدامها مباشرةً دون الحاجة إلى إنشاء قوالب جديدة، وهي مناسبة لأهدافك ومشاريعك مهما كانت.

حيث ستجد قوالب لتنظيم العمل، خطط دراسية، تقارير مهام، خطط تنفيذية، جداول زمنية، وقوالب لإدارة المشاريع بشكل عام. يمكنك تحميل هذه القوالب إلى حسابك وتخصيصها بما يناسبك، كما يمكنك إنشاء قالبك الخاص ومشاركته مع أفراد الفريق أو على الإنترنت للجميع.

أسئلة شائعة FAQs

هل تطبيق نوشن مجاني؟

هناك خطة مجانية من Notion مناسبة جداً للأفراد والمشاريع الصغيرة، توفّر لك كافة الميزات الرئيسية (تدوين الملاحظات، إنشاء الجداول وقواعد البيانات، وغيرها)، بينما تقتصر على مساحة تخزين بيانات محددة (5 جيجابايت)، وعدد أعضاء معيّن (5 أعضاء)، و5 قواعد بيانات، وصلاحية لمدة 3 أشهر فقط.

أما الخطة المدفوعة، وهي تناسب المشاريع المتوسطة والكبيرة، توفّر عدد أعضاء، مساحة تخزين، قواعد بيانات، وصلاحية دون أي حدود لأي منهم، وتأتي بميزات أخرى أكثر تعقيداً وتقدّماً.

هل يمكن استخدام أداة Notion دون إنترنت؟

يعتمد نوشن على التخزين السحابي ومزامنة المعلومات بشكل مستمر، لذا فمن غير الممكن استخدامه دون إنترنت، لكن لا يزال بإمكانك استخدام بعض الميزات في حالة انقطاع الإنترنت، مثل:

• استمرار العمل والتعديل على الصفحات المحمّلة سابقاً.
• حفظ التعديلات مؤقتاً على جهازك، ومزامنتها عند عودة الإنترنت، ومع ذلك قد لا يتم أخذها في حالة الخروج من نوشن دون توفر الإنترنت للمزامنة.
• استعراض الملاحظات وقوائم المهام والجداول الزمنية في تطبيق نوشن للهواتف المحمولة، وإضافة وتعديل المهام.

هل يمكن ربط نوشن مع أدوات أخرى؟

نعم، يمكن لأداة نوشن الوصول إلى البريد الإلكتروني، Zoom، تقويم جوجل، Slack، Dropbox، وغيرها لمشاركة بيانات تلك الأدوات واستخدامها في نوشن مباشرة.

كما يمكنك من خلال الـAPIs ربط الأداة بأدوات أخرى، كـTrello، وGithub، وEvernote.

الخاتمة

رغم أن موقع Notion يبرع في إدارة المهام وتنظيم الوقت، إلا أن مزاياه الأخرى وفوائده في زيادة الإنتاجية وإنشاء مساحة عمل مشتركة تجعله أسلوب حياة وأداة لا يمكن الاستغناء عنها.

تنصح منصة Syrian Geeks المستقلين باستخدام أداء Notion لترتيب الأعمال، إنجاز المشاريع في مواعيدها المحددة، وإتمام المهام بطرق أكثر ذكاءً وإبداعاً.

تحرير: Syrian Geeks

المصادر:

everhour

farescd